Хранение архивных фондов

1

В процессе деятельности предприятия, организации и учреждения получают и создают большое количество документов. После их использования в оперативной деятельности для решения текущих вопросов документы становятся хранителями ретроспективной информации, надобность в которой может возникнуть вновь через определенное время, то есть они выступают в роли памяти учреждения.

Архивный отдел – структурное подразделение администрации, органа местного самоуправления муниципального образования городского округа «Ухта».

Он регулирует и контролирует архивное дело на территории муниципального образования, обеспечивает методическое руководство и контроль за состоянием делопроизводства и сохранностью документов у источников комплектования и в муниципальных организациях.

Созданием архивных органов на территории Коми АССР в 1930-е гг. занимались органы НКВД. На них возлагалась задача создать все необходимые условия для максимального использования архивных материалов во всех областях экономического развития Коми АССР, а также для борьбы с врагами народа партии и советской власти. Совет народных комиссаров Коми АССР принял постановление «О налаживании архивного дела». Затем специальным решением от 23 октября 1939 г. было предложено всем председателям райисполкомов до 20 декабря 1939 г. закончить организацию райархивов, обеспечить их соответствующим помещением, полным оборудованием и грамотными работниками, приравненными в материальном отношении к инструкторам райисполкомов.

Постановление Совета Народных Комиссаров Коми АССР от 20 августа 1939 г. № 978 «Об утверждении штатов и ставок по Ухтинскому райисполкому на 1939 год» зафиксировало ставку архивариуса.

Архивный отдел администрации МОГО «Ухта» осуществляет хранение, комплектование, учет и использование документов архивных фондов органа местного самоуправления, муниципальных унитарных предприятий, включая казенные предприятия, муниципальных учреждений, а также ликвидированных организаций. Документы указанных организаций относятся к муниципальной собственности.

В архивном отделе находятся на хранении документы 45 организаций, являющихся источниками комплектования документами постоянного хранения. Создано 45 фондов, это более 7000 ед. хранения, всего за весь период деятельности было создано 90 фондов, 45 из которых закрыты по разным причинам, более 5000 ед. хранения переданы на хранение в ГУ РК «Национальный архив РК».

С 2000 г. в архивный отдел стали поступать документы ликвидированных предприятий, на 1 сентября 2008 г. в архивном отделе находятся документы по личному составу 262 фондов с общим количеством 47000 ед. хранения.

Всего в архивном отделе находятся 54000 ед. хранения. Количество поступающих на хранение документов растет с каждым годом, и не только за счет документов ликвидированных предприятий.

«Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях Российской академии наук» утверждены приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18 января 2007 г. № 19. Они определяют, что «государственные органы и органы местного самоуправления включаются в списки источников комплектования государственных и муниципальных архивов в обязательном порядке». Администрация является источником комплектования с 1945 года.

В 1990-е годы количество образующихся дел постоянного хранения неуклонно сокращалось. Многие виды документов, которые велись ранее, не заводились в делопроизводстве, надлежащего контроля за организацией делопроизводства не было. Ситуация стала меняться с 2003 — 2005 годов, когда появилась тенденция стабилизации. Объем дел управленческой документации возрастает.

Динамика упорядочения документов администрацией МОГО «Ухта»

Год

Кол-во упорядоченных дел (ед. хр.) управленческой документацией
Опись № 1

Количество переданных дел на муниципальное хранение

Кол-во упорядоченных дел по личному составу
Опись № 2

Кол-во упорядоченных и переданных на муниципальное хранение фотодокументов

2000

38

40

83

-

2001

56

38

26

8

2002

49

-

86

6

2003

48

56

26

-

2004

38

-

31

-

2005

44

-

36

3

2006

75

48

37

7

2007

77

48

65

4

2008

100

81

35

68

Решение проблем документационного обеспечения управления, методическое руководство, практическая помощь структурным подразделениям по вопросам подготовки и оперативного хранения документов, контроль соблюдения установленных сроков исполнения документов возлагается на общий отдел, который осуществляет свою деятельность на основании действующего законодательства в области делопроизводства и архивного дела.

Заведующая архивом Л. Н. Московкина

2

Общий отдел в своей работе руководствуется разработанной и утвержденной инструкцией по делопроизводству (5.01.1998), регламентом работы администрации, утвержденного постановлением руководителя (24.05.2007 г. №1481), положением об отделе, методическими рекомендациями по подготовке документов и иными нормативными актами.

На примере организации взаимодействия архивного отдела и общего отдела видно, что качественное комплектование муниципальных архивов напрямую зависит от сохранности документов на стадии ведомственного хранения. А конечная цель организационной, методической и практической работы сотрудников архивного отдела и общего отдела – это количество и качество документов, поступивших на государственное хранение.

Одной из главных задач ведомственных архивов всегда было и остается обеспечение сохранности документов организации и подготовка их к передаче на государственное хранение.

Сотрудник архива Н. В. Кириллова

3Выполнение этой задачи во многом зависит от номенклатуры дел. Так как полнота состава документов, поступающих на государственное хранение, во многом зависит именно от качественного составления номенклатуры дел организации. Правила составления номенклатуры дел закреплены в «Основных правилах работы архивов организаций».

Составление и согласование номенклатуры дел с ЭПК архивного органа управления архивным делом на территории производится не реже одного раза в пять лет.

Предыдущая номенклатура администрации МОГО «Ухта» была составлена на 2005-2007 годы. В 2007 г. с учетом изменений структуры администрации и отдельных функций разработана новая номенклатура дел на 2008-2010 годы, которая в конце года была согласована с ЭПК архивного отдела и введена в действие с 1.01.2008 г.

Уточнение номенклатуры дел организации должно проводиться ежегодно. Для этого в номенклатуру дел вносятся необходимые уточнения, она перепечатывается и утверждается руководителем организации.

При составлении номенклатуры дел и определении сроков хранения документов используются перечни: типовые или ведомственные.

Типовые перечни «охватывают всю документацию, характерную для деятельности учреждений, независимо от их отраслевой направленности, отражающую обязательные для всех учреждений функции общего руководства отраслью, контроля, планирования, финансирования, учёта т.п.».

Ведомственный перечень представляет собой «Справочник о составе и содержании документов учреждений одного ведомства, одной отраслевой системы, предусматривающий максимально полный охват видов и разновидностей документов, систематизированных в соответствии с основными функциями и направлениями деятельности организации этого ведомства, с указанием сроков хранения каждой категории документов. Ведомственный перечень включает как общий типовой состав документов, так и документацию, характерную именно для данного ведомства».

При составлении номенклатуры дел администрации использовался только Перечень типовых управленческих документов.

Как правило, наименования разделов номенклатуры соответствуют наименованиям структурных подразделений организации, согласно штатному расписанию. Каждому структурному подразделению присваивается индекс, который по возможности желательно не менять.

Дела группируются по структурным подразделениям в соответствии с номенклатурой дел.

Такие документы как положения, приказы по основной деятельности, планы, отчеты, доклады, обзоры, протоколы комиссий и совещаний, то есть документы, наиболее полно отражающие деятельность организации по выполнению основных функций являются документами постоянного хранения.

С целью организации качественной работы с документами, а также учитывая, что документооборот в администрации значительный, распоряжением руководителя № 83-Р от 22.10.2007 г. были утверждены ответственные в структурных подразделениях, в самом отделе определен специалист, который отвечает за работу с архивными документами, его обязанности определены должностной инструкцией, утвержденной 28.04.2008 г. Назначение ответственных в отделах способствует повышению ответственности именно на уровне отделов и повышению эффективности работы в целом.

Дела с момента заведения и до передачи в архивный отдел хранятся по месту их формирования, то есть в администрации. Сроки ведомственного хранения документов установлены в Федеральном законе № 125-ФЗ от 22.10.2004 г. «Об архивном деле в Российской Федерации». Документы, подлежащие приему на государственное хранение, хранятся в ведомственных архивах 5 лет.

Документы постоянного и временного сроков хранения должны формироваться в разные дела, чтобы при подготовке к дальнейшему хранению дела не пришлось переформировывать.

Для чего в администрации создана и действует экспертная комиссия в составе 5 человек на основании распоряжения руководителя администрации № 79-Р от 15.10.2007 г. В состав комиссии входят руководители отделов основного профиля деятельности администрации общего, финансово-экономической работе и бухучету, юридического. Председателем комиссии является заместитель руководителя администрации, курирующий работу общего и архивного отделов.

Основными функциями экспертной комиссии является рассмотрение проектов номенклатуры дел структурных подразделений и сводной номенклатуры администрации, экспертиза ценности документов при отборе документов постоянного и длительного сроков хранения для передачи в архив, утверждение описей дел документов постоянного хранения, документов по личному составу, фотодокументов.

Сотрудники архивного отдела администрации МОГО «Ухта». Сидят слева направо В. Н. Салахова, Л. А. Маловецкая, Л. Т. Верстюк, Н. В. Кириллова; стоят слева направо И. А. Сивкова, В. М. Жеребцова, О. А. Летникова, Т. М. Волошина, Л. Б. Оверина, Л. Н. Московкина.

4

Заседания комиссии проводятся по мере подготовки документов. На заседаниях рассматриваются годовые разделы описей дел постоянного хранения, фотодокументов и по личному составу, акты на уничтожение и другие вопросы.

Необходимо отметить активизацию работы администрации по подготовке к передаче на хранение фотодокументов, понимая ценность и значимость данных документов, которые воссоздают выразительную и эмоциональную картину событий прошлого и настоящего, создают наглядное и образное представление о событии, явлении, предмете, сообщают уникальную информацию об истории.

Одной из наиболее сложных и важных является проблема обеспечения сохранности документов в организации. В основе комплекса мер по сохранению документов лежит развитие и совершенствование материально-технической базы. Требования к обеспечению сохранности документов регламентированы в «Основных правилах работы архивов организаций», одобренных решением коллегии Росархива от 06.02.2002 г.

В администрации выделено специальное помещение для хранения документов, установлены стеллажи, имеются контрольно-измерительные приборы, пожарная сигнализация, доступ в архивохранилище ограничен. Все описанные дела оформлены согласно Правилам. Дела подшиты, листы пронумерованы, имеются листы заверители, обложки оформлены. Документы готовы к передаче в архив.

Таким образом, организация ведомственного хранения документов оказывает существенное влияние на полноценное комплектование муниципальных архивов документами.

Наиболее востребованы как физическими, так и юридическими лицами, документы администрации города по таким вопросам как: ввод в эксплуатацию зданий и сооружений, выделения жилья, отвода земли предприятиям, ГСК и СОТ, для строительства частных домов, на учредительные документы и многие другие. Вся проводимая работа направлена на обеспечение защиты социально-правовых интересов граждан.

Л. Н. Московкина